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Comment coordonner les services de transport des navettes d’événements

Les déplacements lors d’événements sportifs

En tant que professionnel de la gestion d’événements sportifs, vous devez souvent organiser le transport aller-retour, en particulier pour les grands événements de jiu jistu Bresilien  dans les zones urbaines où le stationnement, les transports publics ou les services de taxi peuvent ne pas satisfaire vos participants de manière adéquate ou optimale. La location d’un service de navette et de bus réduira considérablement les embouteillages et aidera les invités à arriver à l’heure – et, plus important encore, à arriver heureux.

Mais qu’implique précisément la mise en place de services de navettes pour les événements sportifs ? Comment pouvez-vous coordonner au mieux l’ensemble du processus ? Parlons-en.

La première chose à faire est de dresser la liste de toutes les variables qui contribuent à votre flux de circulation. Voici quelques données dont vous pourriez avoir besoin :

Combien de personnes assistent à votre événement sportif ? Combien sont originaires de l’extérieur de la ville et logent dans des hôtels partenaires ? Quel est l’itinéraire de votre événement ? Quand les gens vont-ils et viennent, et à quelle fréquence ? Y a-t-il d’autres moyens de transport qu’un certain pourcentage de participants est susceptible d’utiliser ? Leurs autres manifestations risquent-elles de provoquer des congestions ?

En règle générale, vous allez probablement organiser des services de navettes tout au long de la journée, mais la plupart des événements sportifs auront des horaires de circulation intense où vous devrez augmenter les services.

Une fois que vous aurez rassemblé un grand nombre d’informations préliminaires, l’étape suivante consiste à faire appel à un excellent vendeur. En général, le coût est lié au nombre de navettes, de chauffeurs et de répartiteurs dont vous aurez besoin. Il s’agit ensuite du nombre de jours et d’heures nécessaires. Comme pour tout autre vendeur, vous devrez faire le tour du marché et obtenir quelques recommandations avant de vous engager. Certains diront qu’il faut trouver le vendeur qui vous fera la meilleure offre. Nous pouvons vous dire de trouver la meilleure offre pour le meilleur service. Parfois, le fait d’être bon marché signifie tout simplement qu’ils sont mauvais. Un vendeur expérimenté peut souvent poser des questions auxquelles vous n’auriez jamais pensé et y répondre, ce qui est inestimable !

Planification des itinéraires d’événements

La planification des itinéraires des navettes peut être l’étape la plus difficile. Un itinéraire relativement circulaire qui passe par plusieurs de vos hôtels partenaires semble souvent être la solution idéale. Pourtant, vous devez savoir certaines choses.

Combien d’hôtels partenaires avez-vous ?
Combien de personnes séjournent dans chaque hôtel ?
Y a-t-il une zone fortement encombrée entre deux quartiers qu’il vaut mieux éviter, et deux ramassages répartis entre deux navettes ?
Peut-être qu’un seul arrêt d’hôtel remplit une seule navette. *
Laissez du temps pour le chargement et le déchargement (et l’ami qui est encore dans la pièce !)
Conseil : demandez à votre compagnie de bus de tester l’itinéraire qu’elle a choisi, et demandez à ses chauffeurs s’ils utilisent des équipements de surveillance de la circulation et des plans de secours pour parer aux imprévus.

Une fois que les détails de l’itinéraire sont finalisés, et que vous avez bien compté le nombre de navettes par trajet, vous devez déterminer combien de navettes circulent sur chaque trajet. Pour l’essentiel, vous connaissez la capacité de chaque navette ou bus et vous avez estimé le temps de trajet aller-retour de chaque itinéraire.

Maintenant, vous devez vous demander quand les gens doivent ou veulent arriver à votre événement sportif. Par exemple, les participants aux salons professionnels arrivent souvent tout au long de la journée, tandis que les participants aux compétitions ont tendance à arriver à la même heure pour un discours d’ouverture. Si votre événement sportif commence à une heure précise, vous devez déplacer tout le monde dans un délai raisonnable.

Un seul bus pouvant accueillir 50 personnes et dont le trajet aller-retour dure 30 minutes peut-il transporter 200 ? Eh bien, cela prendra Dans ce cas, il est préférable d’engager deux bus pour déplacer les gens en deux équipes.

* Gardez à l’esprit que même si un seul arrêt d’hôtel peut remplir une seule navette, tout le monde ne sera pas prêt à monter en même temps. Il peut être préférable de maintenir la navette en mouvement et de la suivre de près avec une deuxième, troisième, etc. navette plutôt que d’attendre tout le monde.

Enfin, assurez-vous que chaque navette est clairement signalée par un indicateur d’itinéraire, ainsi que les zones de prise et de dépose par des indicateurs d’itinéraire. Vous pouvez également inclure un « numéro d’aide » pour les participants sportifs.

Conseil : un chauffeur de navette bien informé ou un bénévole qui vous accompagne dans le taxi est un moyen facile d’aider les participants à s’orienter et à répondre à leurs questions.

Une dernière chose qui mérite d’être mentionnée : la navette ne doit pas exclusivement transporter les sportifs vers et depuis votre événement sportif. Si vous avez beaucoup de participants sur place, vous pouvez utiliser un service de navette pour organiser des sorties extras-sportifs après votre compétitions, en offrant à vos invités quelques sorties purement sociales.

Au fur et à mesure que les événements sportifs prennent de l’ampleur et se déroulent dans des lieux gigantesques, peut-être que dans des zones urbaines ou éloignées plus complexes, les organisateurs d’événements sportifs devront vraiment comprendre et exécuter à la perfection la logistique des transports.

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